Stand: 3. September 2026

Anbieter

Alma Recruiting GmbH
Handelsregister: HRB 279487 B
Geschäftsadresse: Christinenstraße 6, 10119 Berlin
Geschäftsführer: Tien Nguyen
(im Folgenden „Alma”)

Präambel und Vereinbarungszweck

Alma Recruiting GmbH ist ein spezialisiertes Personalvermittlungsunternehmen, das sich auf die Rekrutierung, Vorqualifizierung und Integration internationaler Fachkräfte und Auszubildender für den deutschen Arbeitsmarkt konzentriert. Alma arbeitet dabei als unabhängiger Dienstleister und Vermittlungspartner, ohne selbst Arbeitgeber der vermittelten Kandidaten zu sein.

Der Arbeitgeber ist ein in Deutschland ansässiges Unternehmen oder ein Ausbildungsbetrieb, das beziehungsweise der qualifizierte internationale Fachkräfte oder Auszubildende für offene Positionen gewinnen möchte und zu diesem Zweck die Dienstleistungen von Alma in Anspruch nehmen will.

Die Parteien beabsichtigen mit dieser Vereinbarung, eine langfristige Geschäftsbeziehung zur gegenseitig vorteilhaften Zusammenarbeit in den Bereichen Personalvermittlung, Kandidatenqualifizierung, Dokumentenverwaltung und Integrationssupport zu regeln.

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB”) gelten für alle Verträge über Personalvermittlung und Integrationsunterstützung zwischen Alma und dem Arbeitgeber.

1.2 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB findet keine Anwendung statt.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Arbeitgebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Alma stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn Alma in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt.

1.4 Diese AGB gelten in ihrer bei Vertragsschluss gültigen Fassung. Maßgeblich ist die Fassung, die dem Arbeitgeber im Rahmen des Bestellvorgangs zugänglich gemacht wurde.

2. Vertragsschluss

2.1 Bestellformular
Der Vertrag zwischen Alma und dem Arbeitgeber kommt zustande, indem der Arbeitgeber das von Alma bereitgestellte Bestellformular ausfüllt und verbindlich bestätigt. Mit der Bestätigung des Bestellformulars erklärt der Arbeitgeber, diese AGB zur Kenntnis genommen zu haben und ihre Geltung anzuerkennen.

2.2 Bestätigung durch Alma
Alma bestätigt den Eingang der Bestellung in Textform. Der Vertrag kommt mit dem Zugang dieser Bestätigung beim Arbeitgeber zustande.

2.3 Form
Die Zustimmung zu diesen AGB erfolgt elektronisch über das Bestellformular. Eine gesonderte Unterzeichnung in Papierform ist nicht erforderlich. Alma stellt dem Arbeitgeber diese AGB in einer speicherbaren und druckbaren Form zur Verfügung.

2.4 Vertretungsbefugnis
Die Person, die das Bestellformular bestätigt, sichert zu, zur Abgabe der Erklärung für den Arbeitgeber bevollmächtigt zu sein.

2.5 Angaben des Arbeitgebers
Die im Bestellformular angegebenen Unternehmensdaten (Firmenname, Rechtsform, Geschäftssitz, Ansprechpartner) sind Bestandteil des Vertrags. Der Arbeitgeber informiert Alma unverzüglich über Änderungen dieser Angaben.

3. Definitionen und Begriffsbestimmungen

3.1 Alma Recruiting
Die Alma Recruiting GmbH, ein gemäß deutschem Recht gegründetes und registriertes Personalvermittlungsunternehmen mit Sitz in Deutschland. Im weiteren Verlauf dieser AGB wird das Unternehmen aus Gründen der Lesbarkeit und Vereinfachung als „Alma” bezeichnet. Die Begriffe „Alma Recruiting” und „Alma” sind gleichbedeutend und beziehen sich auf dasselbe Unternehmen und alle seine Vertreter, Mitarbeiter und bevollmächtigten Handelnden im Rahmen dieser Vereinbarung.

3.2 Arbeitgeber
Das im Bestellformular genannte Unternehmen oder der dort genannte Ausbildungsbetrieb, das beziehungsweise der mit Alma zusammenarbeitet, um qualifizierte internationale Kandidaten zu gewinnen und einzustellen.

3.3 Kandidat oder Kandidatin
Eine von Alma identifizierte und vorqualifizierte Person mit internationaler Herkunft, die ein Interesse an einer Beschäftigung oder Ausbildung in Deutschland hat und dem Arbeitgeber zur Besetzung einer offenen Position vorgestellt wird.

3.4 Vermittlung oder Vermittlungsprozess
Die gesamte Prozesskette von der Identifikation eines geeigneten Kandidaten, dessen Vorqualifizierung, Dokumentenverwaltung, Vorstellung beim Arbeitgeber, Interview-Koordination, Visa-Unterstützung bis hin zur erfolgreichen Aufnahme einer Beschäftigung oder Ausbildung des Kandidaten im Betrieb des Arbeitgebers in Deutschland.

3.5 Angebot oder Arbeitsvertrag
Ein schriftliches Angebot des Arbeitgebers an den Kandidaten für eine Beschäftigung oder Ausbildung, oder der zwischen dem Arbeitgeber und dem Kandidaten geschlossene rechtsverbindliche Arbeitsvertrag oder Ausbildungsvertrag gemäß deutschem Arbeitsrecht.

3.6 Probezeit
Der in Deutschland nach deutschem Arbeitsrecht oder im Arbeitsvertrag festgelegte Zeitraum, innerhalb dessen das Arbeitsverhältnis von beiden Parteien ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden kann. Die gesetzliche Probezeit beträgt bis zu sechs (6) Monate gemäß § 622 Absatz 1 BGB.

3.7 Visum oder Arbeitserlaubnis
Die von der zuständigen deutschen Botschaft, dem zuständigen Konsulat oder der zuständigen deutschen Behörde ausgestellte Genehmigung, die es dem Kandidaten ermöglicht, in Deutschland zu arbeiten, eine Ausbildung zu absolvieren oder sich aufzuhalten.

3.8 Vermittlungsgebühr oder Provision
Die vom Arbeitgeber an Alma zahlbare finanzielle Vergütung für die erfolgreiche Vermittlung eines Kandidaten und die damit verbundenen Dienstleistungen, wie in Abschnitt 8 dieser AGB festgelegt.

3.9 Kernleistungen
Die in Abschnitt 4.1 definierten unverzichtbaren und verbindlichen Dienstleistungen, die Alma dem Arbeitgeber schuldet und die automatisch im Leistungsumfang enthalten sind.

3.10 Nebenleistungen
Die in Abschnitt 4.2 definierten optionalen Dienstleistungen, die nur auf ausdrückliche Anforderung und nach individueller Vereinbarung erbracht werden.

3.11 Support-Periode
Der Zeitraum von sechs (6) Monaten ab dem ersten Arbeitstag des Kandidaten in Deutschland, während dessen Alma dem Kandidaten Unterstützung bei der Integration und Problemlösung anbietet.

4. Leistungsumfang und Dienstleistungen

4.1 Kernleistungen von Alma

Alma verpflichtet sich, dem Arbeitgeber die nachfolgend aufgeführten Kernleistungen zu erbringen. Diese Leistungen sind verbindlich und werden von Alma professionell und nach anerkannten Standards der Personalvermittlungsbranche erbracht.

4.1.1 Sourcing, Identifikation und Vorqualifizierung von Kandidaten
Alma wird basierend auf den dem Arbeitgeber mitgeteilten Anforderungen geeignete internationale Kandidaten identifizieren und einer gründlichen Vorqualifizierung unterziehen. Diese Vorqualifizierung umfasst die Überprüfung von Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnissen, Motivation und persönlicher Eignung für die jeweilige Position. Alma wird Kandidaten ausschließlich dann dem Arbeitgeber vorstellen, wenn diese realistische Chancen auf erfolgreiche Vermittlung haben.

4.1.2 Zusammenstellung und Verwaltung von Bewerbungsunterlagen
Alma wird vollständige Bewerbungsunterlagen zusammenstellen und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen, einschließlich Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Motivationsschreiben und Sprachzertifikate. Alma wird die Authentizität und Plausibilität der eingereichten Unterlagen überprüfen und dokumentieren.

4.1.3 Kandidatenvorstellung und Kommunikation
Alma wird die vorqualifizierten Kandidaten dem Arbeitgeber formell vorstellen und dabei detaillierte Informationen über ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Motivationen übermitteln. Alma wird während des gesamten Auswahlprozesses als primäre Kommunikationsschnittstelle fungieren.

4.1.4 Koordination und Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen
Alma wird Vorstellungsgespräche zwischen dem Arbeitgeber und dem Kandidaten zeitlich koordinieren und abstimmen. Alma wird den Kandidaten vor dem Gespräch auf technische, sprachliche und kulturelle Anforderungen vorbereiten.

4.1.5 Dokumentenverwaltung und Validierung
Alma wird alle erforderlichen Dokumente des Kandidaten sammeln, organisieren und überprüfen, einschließlich der Verifizierung von Diplomen, Identitätsnachweisen und Sprachzertifikaten. Alma wird sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig und authentisch sind.

4.1.6 Visa- und Migrationsunterstützung
Alma wird dem Arbeitgeber und dem Kandidaten umfassende Unterstützung bei der Visa-Beantragung leisten. Dies umfasst die Beratung zur richtigen Visakategorie, die Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente, die Vorbereitung von Schreiben des Arbeitgebers und die Verfolgung des Antragsfortschritts.

4.1.7 Pre-Arrival Vorbereitung und Orientierung
Alma wird den Kandidaten vor Ankunft in Deutschland umfassend vorbereiten. Dies umfasst Orientierungsgespräche zum Arbeitgeber, Tätigkeitsbereich und praktischen Aspekten des Lebens in Deutschland. Sofern vom Arbeitgeber nicht ausdrücklich widersprochen wird, wird Alma zudem die Anmeldung des Kandidaten bei einer Krankenversicherung in Deutschland vorbereiten und koordinieren, um eine nahtlose Krankenversicherungsabdeckung bei Arbeitsaufnahme sicherzustellen.

4.1.8 Post-Arrival Unterstützung und Integration (6 Monate)
Alma wird dem Kandidaten ab dem ersten Arbeitstag in Deutschland für eine Dauer von sechs (6) Monaten Unterstützung anbieten. Dies umfasst die Erreichbarkeit für Fragen zu administrativen, beruflichen oder persönlichen Herausforderungen, Unterstützung bei der Einarbeitung, Mediation bei Konflikten und Bereitstellung von Informationen zur Navigation im deutschen System.

4.2 Nebenleistungen und optionale Services

Die nachfolgenden Services werden nicht automatisch erbracht. Sie werden nur dann erbracht, wenn der Arbeitgeber oder der Kandidat diese ausdrücklich anfordern und beide Parteien einer separaten Vereinbarung in Textform zustimmen:

4.2.1 Wohnungsunterstützung und Unterkunftsvermittlung
Falls gewünscht, wird Alma geeignete Wohnoptionen recherchieren und dem Kandidaten vorstellen. Alma fungiert dabei ausschließlich als Vermittler und Kommunikationspartner zwischen dem Kandidaten und potenziellen Vermietern. Alma mietet dabei Wohnungen nicht selbst an und übernimmt keine vertragliche Verantwortung als Vermieterin. Alma trägt keine Verantwortung für die Qualität, Eignung oder Rechtmäßigkeit der angebotenen Unterkunft. Der Kandidat trifft alle Entscheidungen zur Wohnungswahl selbst und schließt den Mietvertrag unmittelbar mit dem Vermieter ab.

4.2.2 Anreise nach Ankunft in Deutschland
Falls angefordert, organisiert Alma die Anreise des Kandidaten vom Ankunftsort zur Unterkunft oder zum Betrieb des Arbeitgebers. Ziel dieser Leistung ist, dass der Kandidat sein Ziel sicher erreicht. Art und Weise der Organisation bestimmt Alma nach billigem Ermessen (§ 315 BGB), insbesondere das Verkehrsmittel (unter anderem Abholung mit einem Fahrzeug, Bahn oder sonstige öffentliche Verkehrsmittel) sowie eine etwaige Begleitung des Kandidaten. Ein Anspruch auf eine bestimmte Form der Anreise, insbesondere auf eine persönliche Abholung am Flughafen, besteht nicht.

4.2.3 Administrative Unterstützung bei wesentlichen Einrichtungen
Falls angefordert, wird Alma den Kandidaten bei der Anmeldung (Bürgeramt), der Eröffnung eines Bankkontos, der SIM-Karte und bei Versicherungen unterstützen.

4.2.4 Allgemeine Integrations- und Onboarding-Unterstützung
Falls gewünscht, kann Alma dem Kandidaten Zugang zu einer Community oder Orientierungsgruppe gewähren und Informationen zu lokalen Diensten bereitstellen.

4.3 Ausdrücklicher Ausschluss von Leistungen und Garantien

Alma schuldet und garantiert nicht:

• dass sich der Arbeitgeber dazu entschließt, einen von Alma vorgestellten Kandidaten einzustellen

• dass die zuständige Botschaft das Visum des Kandidaten genehmigt

• dass der Kandidat nach erfolgreicher Einstellung im Betrieb bleibt oder die erwartete Leistung erbringt

• dass der Kandidat seine Betriebszeiten einhält oder langfristig im Arbeitsverhältnis verbleibt

• klassisches HR-Onboarding wie Arbeitsplatzeinrichtung oder technische Schulungen

• Rechtsberatung, HR-Beratung oder steuerliche Beratung

• dass die berufliche oder sprachliche Integration des Kandidaten erfolgreich verläuft

5. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber verpflichtet sich:

5.1 Transparente und genaue Anforderungskommunikation
Der Arbeitgeber stellt Alma genaue, vollständige und wahrheitsgemäße Informationen zu den zu besetzenden Positionen bereit, einschließlich fachlicher Anforderungen, Arbeitszeiten, Vergütung und aller weiteren relevanten Aspekte. Der Arbeitgeber wird Alma unverzüglich über Änderungen der Anforderungen oder die Stornierung einer Position informieren.

5.2 Responsive Kommunikation und zeitnahe Entscheidungsfindung
Der Arbeitgeber beantwortet Anfragen von Alma oder dem Kandidaten innerhalb von drei (3) Geschäftstagen. Der Arbeitgeber vereinbart Interview-Termine zeitnah und trifft Einstellungsentscheidungen innerhalb von zwei (2) Wochen nach einem Vorstellungsgespräch.

5.3 Mitwirkung bei Visa- und Dokumentenverfahren
Der Arbeitgeber stellt eine unterzeichnete Stellenzusage, den Arbeitsvertrag und alle von der Botschaft geforderten Dokumente vollständig und zeitnah bereit.

5.4 Faire und legale Behandlung des Kandidaten
Der Arbeitgeber behandelt den Kandidaten fair und in vollständiger Übereinstimmung mit deutschem Arbeitsrecht. Der Arbeitgeber wird mindestens die für die Visaanforderung erforderliche Vergütung einhalten.

5.5 Datenschutz und vertrauliche Behandlung von Kandidatendaten
Der Arbeitgeber nutzt Kandidatendaten ausschließlich für die vereinbarten Vermittlungs- und Beschäftigungszwecke und behandelt diese vertraulich. Der Arbeitgeber hält sich an DSGVO und BDSG.

5.6 Zusammenarbeit bei Post-Arrival Support
Der Arbeitgeber unterstützt die Integrationsmaßnahmen von Alma und informiert Alma über ernsthafte Probleme oder Konflikte mit dem Kandidaten.

6. Pflichten und Verantwortlichkeiten von Alma

Alma verpflichtet sich:

6.1 Professionelle und zeitnahe Erbringung von Kernleistungen
Alma erbringt alle Kernleistungen professionell, sorgfältig und nach anerkannten Standards. Alma prüft Kandidaten gründlich, bevor diese dem Arbeitgeber vorgestellt werden.

6.2 Transparente und regelmäßige Kommunikation
Alma informiert den Arbeitgeber regelmäßig über den Status der Kandidatensuche und den Fortschritt von laufenden Vermittlungsprozessen. Alma gibt Rückmeldungen zu Vorstellungsgesprächen innerhalb von vierundzwanzig (24) Stunden.

6.3 Einhaltung von Datenschutz und DSGVO-Compliance
Alma verarbeitet alle Kandidatendaten gemäß DSGVO und BDSG. Alma ergreift angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen und stellt eine Datenschutzerklärung in Textform bereit.

6.4 Datenaufbewahrung
Alma speichert Kandidatendaten wie folgt:

• Bei erfolgreicher Platzierung: bis zum Ende der Support-Periode zuzüglich eines (1) Jahres

• Bei Ablehnung: sechs (6) Monate nach Abschluss des Prozesses

• Bei Visumablehnung: bis zu zwölf (12) Monate

• Darüber hinaus: Löschung oder Anonymisierung gemäß DSGVO

6.5 Unterstützung während der Post-Arrival Support-Periode
Alma ist für den Kandidaten erreichbar und bietet Unterstützung bei der Integration und Problemlösung während der sechs (6) Monate ab Arbeitsbeginn an.

7. Kandidatenersatz und Management während der Probezeit

7.1 Ersatzkandidat ohne erneute Vermittlungsgebühr

Endet das Arbeitsverhältnis während der gesetzlichen Probezeit (bis zu sechs Monate), weil

• der Kandidat das Arbeitsverhältnis kündigt oder

• der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus personen-, verhaltens- oder leistungsbedingten Gründen kündigt,

stellt Alma dem Arbeitgeber unter den Voraussetzungen des Abschnitts 7.2 einmalig einen geeigneten Ersatzkandidaten zur Verfügung. Für die erneute Kandidatensuche fällt keine weitere Vermittlungsgebühr an.

Der Arbeitgeber trägt die nachgewiesenen direkten Anreisekosten und Visumnebenkosten des Ersatzkandidaten. Alma weist diese Kosten vor ihrer Entstehung in Textform aus und rechnet sie ohne Aufschlag ab.

Der Ersatzkandidat wird ähnliche Qualifikationen erfüllen wie der ursprüngliche Kandidat. Alma wird sich bemühen, einen geeigneten Ersatzkandidaten zeitnah zu identifizieren und dem Arbeitgeber vorzustellen. Der Anspruch besteht je vermittelter Position einmalig. Scheidet auch der Ersatzkandidat aus, besteht kein weiterer Anspruch aus dieser Regelung.

7.2 Bedingungen für den Anspruch auf Ersatzkandidaten

Der Anspruch ist an folgende Bedingungen gebunden:

• Das Arbeitsverhältnis muss während der Probezeit beendet worden sein

• Die Beendigung darf nicht auf gegenseitiger Vereinbarung beruhen, insbesondere nicht auf einem Aufhebungsvertrag

• Die Kündigung darf nicht aus betriebsbedingten Gründen des Arbeitgebers erfolgt sein, zum Beispiel Personalabbau, Auftragsmangel, Betriebsschließung oder Insolvenz

• Der Arbeitgeber hat Alma bei auftretenden Problemen mit dem Kandidaten mindestens dreißig (30) Kalendertage vor Ausspruch einer eigenen Kündigung in Textform informiert und Alma Gelegenheit gegeben, eine Mediation oder eine Nachschulung des Kandidaten durchzuführen. Dies gilt nicht, soweit dem Arbeitgeber das Einhalten dieser Frist nicht zumutbar war, insbesondere bei einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund; in diesem Fall informiert der Arbeitgeber Alma unverzüglich

• Der Arbeitgeber informiert Alma über die Beendigung unverzüglich, spätestens innerhalb von fünf (5) Geschäftstagen

• Der Arbeitgeber hat alle bis zu diesem Zeitpunkt fällig gewordenen Tranchen der Vermittlungsgebühr fristgerecht und vollständig bezahlt

7.3 Keine Ersatzpflicht nach Ablauf der Probezeit

Nach Ablauf der Probezeit oder bei einvernehmlicher Beendigung trägt der Arbeitgeber das Risiko für einen möglichen Kandidatenwechsel. Alma ist nicht verpflichtet, einen Ersatzkandidaten ohne erneute Vermittlungsgebühr zu stellen.

8. Vermittlungsgebühr und Zahlungsbedingungen

8.1 Struktur der Vermittlungsgebühr

Der Arbeitgeber zahlt Alma eine Vermittlungsgebühr nach folgendem Meilenstein-Modell in zwei (2) Tranchen: