Stand: 3. September 2026

Anbieter

Alma Recruiting GmbH
Handelsregister: HRB 279487 B
Geschäftsadresse: Christinenstraße 6, 10119 Berlin
Geschäftsführer: Tien Nguyen
(im Folgenden „Alma”)

Präambel und Vereinbarungszweck

Alma Recruiting GmbH ist ein spezialisiertes Personalvermittlungsunternehmen, das sich auf die Rekrutierung, Vorqualifizierung und Integration internationaler Fachkräfte und Auszubildender für den deutschen Arbeitsmarkt konzentriert. Alma arbeitet dabei als unabhängiger Dienstleister und Vermittlungspartner, ohne selbst Arbeitgeber der vermittelten Kandidaten zu sein.

Der Arbeitgeber ist ein in Deutschland ansässiges Unternehmen oder ein Ausbildungsbetrieb, das beziehungsweise der qualifizierte internationale Fachkräfte oder Auszubildende für offene Positionen gewinnen möchte und zu diesem Zweck die Dienstleistungen von Alma in Anspruch nehmen will.

Die Parteien beabsichtigen mit dieser Vereinbarung, eine langfristige Geschäftsbeziehung zur gegenseitig vorteilhaften Zusammenarbeit in den Bereichen Personalvermittlung, Kandidatenqualifizierung, Dokumentenverwaltung und Integrationssupport zu regeln.

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB”) gelten für alle Verträge über Personalvermittlung und Integrationsunterstützung zwischen Alma und dem Arbeitgeber.

1.2 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB findet keine Anwendung statt.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Arbeitgebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Alma stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn Alma in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt.

1.4 Diese AGB gelten in ihrer bei Vertragsschluss gültigen Fassung. Maßgeblich ist die Fassung, die dem Arbeitgeber im Rahmen des Bestellvorgangs zugänglich gemacht wurde.

2. Vertragsschluss

2.1 Bestellformular
Der Vertrag zwischen Alma und dem Arbeitgeber kommt zustande, indem der Arbeitgeber das von Alma bereitgestellte Bestellformular ausfüllt und verbindlich bestätigt. Mit der Bestätigung des Bestellformulars erklärt der Arbeitgeber, diese AGB zur Kenntnis genommen zu haben und ihre Geltung anzuerkennen.

2.2 Bestätigung durch Alma
Alma bestätigt den Eingang der Bestellung in Textform. Der Vertrag kommt mit dem Zugang dieser Bestätigung beim Arbeitgeber zustande.

2.3 Form
Die Zustimmung zu diesen AGB erfolgt elektronisch über das Bestellformular. Eine gesonderte Unterzeichnung in Papierform ist nicht erforderlich. Alma stellt dem Arbeitgeber diese AGB in einer speicherbaren und druckbaren Form zur Verfügung.

2.4 Vertretungsbefugnis
Die Person, die das Bestellformular bestätigt, sichert zu, zur Abgabe der Erklärung für den Arbeitgeber bevollmächtigt zu sein.

2.5 Angaben des Arbeitgebers
Die im Bestellformular angegebenen Unternehmensdaten (Firmenname, Rechtsform, Geschäftssitz, Ansprechpartner) sind Bestandteil des Vertrags. Der Arbeitgeber informiert Alma unverzüglich über Änderungen dieser Angaben.

3. Definitionen und Begriffsbestimmungen

3.1 Alma Recruiting
Die Alma Recruiting GmbH, ein gemäß deutschem Recht gegründetes und registriertes Personalvermittlungsunternehmen mit Sitz in Deutschland. Im weiteren Verlauf dieser AGB wird das Unternehmen aus Gründen der Lesbarkeit und Vereinfachung als „Alma” bezeichnet. Die Begriffe „Alma Recruiting” und „Alma” sind gleichbedeutend und beziehen sich auf dasselbe Unternehmen und alle seine Vertreter, Mitarbeiter und bevollmächtigten Handelnden im Rahmen dieser Vereinbarung.

3.2 Arbeitgeber
Das im Bestellformular genannte Unternehmen oder der dort genannte Ausbildungsbetrieb, das beziehungsweise der mit Alma zusammenarbeitet, um qualifizierte internationale Kandidaten zu gewinnen und einzustellen.

3.3 Kandidat oder Kandidatin
Eine von Alma identifizierte und vorqualifizierte Person mit internationaler Herkunft, die ein Interesse an einer Beschäftigung oder Ausbildung in Deutschland hat und dem Arbeitgeber zur Besetzung einer offenen Position vorgestellt wird.

3.4 Vermittlung oder Vermittlungsprozess
Die gesamte Prozesskette von der Identifikation eines geeigneten Kandidaten, dessen Vorqualifizierung, Dokumentenverwaltung, Vorstellung beim Arbeitgeber, Interview-Koordination, Visa-Unterstützung bis hin zur erfolgreichen Aufnahme einer Beschäftigung oder Ausbildung des Kandidaten im Betrieb des Arbeitgebers in Deutschland.

3.5 Angebot oder Arbeitsvertrag
Ein schriftliches Angebot des Arbeitgebers an den Kandidaten für eine Beschäftigung oder Ausbildung, oder der zwischen dem Arbeitgeber und dem Kandidaten geschlossene rechtsverbindliche Arbeitsvertrag oder Ausbildungsvertrag gemäß deutschem Arbeitsrecht.

3.6 Probezeit
Der in Deutschland nach deutschem Arbeitsrecht oder im Arbeitsvertrag festgelegte Zeitraum, innerhalb dessen das Arbeitsverhältnis von beiden Parteien ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden kann. Die gesetzliche Probezeit beträgt bis zu sechs (6) Monate gemäß § 622 Absatz 1 BGB.

3.7 Visum oder Arbeitserlaubnis
Die von der zuständigen deutschen Botschaft, dem zuständigen Konsulat oder der zuständigen deutschen Behörde ausgestellte Genehmigung, die es dem Kandidaten ermöglicht, in Deutschland zu arbeiten, eine Ausbildung zu absolvieren oder sich aufzuhalten.

3.8 Vermittlungsgebühr oder Provision
Die vom Arbeitgeber an Alma zahlbare finanzielle Vergütung für die erfolgreiche Vermittlung eines Kandidaten und die damit verbundenen Dienstleistungen, wie in Abschnitt 8 dieser AGB festgelegt.

3.9 Kernleistungen
Die in Abschnitt 4.1 definierten unverzichtbaren und verbindlichen Dienstleistungen, die Alma dem Arbeitgeber schuldet und die automatisch im Leistungsumfang enthalten sind.

3.10 Nebenleistungen
Die in Abschnitt 4.2 definierten optionalen Dienstleistungen, die nur auf ausdrückliche Anforderung und nach individueller Vereinbarung erbracht werden.

3.11 Support-Periode
Der Zeitraum von sechs (6) Monaten ab dem ersten Arbeitstag des Kandidaten in Deutschland, während dessen Alma dem Kandidaten Unterstützung bei der Integration und Problemlösung anbietet.

4. Leistungsumfang und Dienstleistungen

4.1 Kernleistungen von Alma

Alma verpflichtet sich, dem Arbeitgeber die nachfolgend aufgeführten Kernleistungen zu erbringen. Diese Leistungen sind verbindlich und werden von Alma professionell und nach anerkannten Standards der Personalvermittlungsbranche erbracht.

4.1.1 Sourcing, Identifikation und Vorqualifizierung von Kandidaten
Alma wird basierend auf den dem Arbeitgeber mitgeteilten Anforderungen geeignete internationale Kandidaten identifizieren und einer gründlichen Vorqualifizierung unterziehen. Diese Vorqualifizierung umfasst die Überprüfung von Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnissen, Motivation und persönlicher Eignung für die jeweilige Position. Alma wird Kandidaten ausschließlich dann dem Arbeitgeber vorstellen, wenn diese realistische Chancen auf erfolgreiche Vermittlung haben.

4.1.2 Zusammenstellung und Verwaltung von Bewerbungsunterlagen
Alma wird vollständige Bewerbungsunterlagen zusammenstellen und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen, einschließlich Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Motivationsschreiben und Sprachzertifikate. Alma wird die Authentizität und Plausibilität der eingereichten Unterlagen überprüfen und dokumentieren.

4.1.3 Kandidatenvorstellung und Kommunikation
Alma wird die vorqualifizierten Kandidaten dem Arbeitgeber formell vorstellen und dabei detaillierte Informationen über ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Motivationen übermitteln. Alma wird während des gesamten Auswahlprozesses als primäre Kommunikationsschnittstelle fungieren.

4.1.4 Koordination und Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen
Alma wird Vorstellungsgespräche zwischen dem Arbeitgeber und dem Kandidaten zeitlich koordinieren und abstimmen. Alma wird den Kandidaten vor dem Gespräch auf technische, sprachliche und kulturelle Anforderungen vorbereiten.

4.1.5 Dokumentenverwaltung und Validierung
Alma wird alle erforderlichen Dokumente des Kandidaten sammeln, organisieren und überprüfen, einschließlich der Verifizierung von Diplomen, Identitätsnachweisen und Sprachzertifikaten. Alma wird sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig und authentisch sind.

4.1.6 Visa- und Migrationsunterstützung
Alma wird dem Arbeitgeber und dem Kandidaten umfassende Unterstützung bei der Visa-Beantragung leisten. Dies umfasst die Beratung zur richtigen Visakategorie, die Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente, die Vorbereitung von Schreiben des Arbeitgebers und die Verfolgung des Antragsfortschritts.

4.1.7 Pre-Arrival Vorbereitung und Orientierung
Alma wird den Kandidaten vor Ankunft in Deutschland umfassend vorbereiten. Dies umfasst Orientierungsgespräche zum Arbeitgeber, Tätigkeitsbereich und praktischen Aspekten des Lebens in Deutschland. Sofern vom Arbeitgeber nicht ausdrücklich widersprochen wird, wird Alma zudem die Anmeldung des Kandidaten bei einer Krankenversicherung in Deutschland vorbereiten und koordinieren, um eine nahtlose Krankenversicherungsabdeckung bei Arbeitsaufnahme sicherzustellen.

4.1.8 Post-Arrival Unterstützung und Integration (6 Monate)
Alma wird dem Kandidaten ab dem ersten Arbeitstag in Deutschland für eine Dauer von sechs (6) Monaten Unterstützung anbieten. Dies umfasst die Erreichbarkeit für Fragen zu administrativen, beruflichen oder persönlichen Herausforderungen, Unterstützung bei der Einarbeitung, Mediation bei Konflikten und Bereitstellung von Informationen zur Navigation im deutschen System.

4.2 Nebenleistungen und optionale Services

Die nachfolgenden Services werden nicht automatisch erbracht. Sie werden nur dann erbracht, wenn der Arbeitgeber oder der Kandidat diese ausdrücklich anfordern und beide Parteien einer separaten Vereinbarung in Textform zustimmen:

4.2.1 Wohnungsunterstützung und Unterkunftsvermittlung
Falls gewünscht, wird Alma geeignete Wohnoptionen recherchieren und dem Kandidaten vorstellen. Alma fungiert dabei ausschließlich als Vermittler und Kommunikationspartner zwischen dem Kandidaten und potenziellen Vermietern. Alma mietet dabei Wohnungen nicht selbst an und übernimmt keine vertragliche Verantwortung als Vermieterin. Alma trägt keine Verantwortung für die Qualität, Eignung oder Rechtmäßigkeit der angebotenen Unterkunft. Der Kandidat trifft alle Entscheidungen zur Wohnungswahl selbst und schließt den Mietvertrag unmittelbar mit dem Vermieter ab.

4.2.2 Anreise nach Ankunft in Deutschland
Falls angefordert, organisiert Alma die Anreise des Kandidaten vom Ankunftsort zur Unterkunft oder zum Betrieb des Arbeitgebers. Ziel dieser Leistung ist, dass der Kandidat sein Ziel sicher erreicht. Art und Weise der Organisation bestimmt Alma nach billigem Ermessen (§ 315 BGB), insbesondere das Verkehrsmittel (unter anderem Abholung mit einem Fahrzeug, Bahn oder sonstige öffentliche Verkehrsmittel) sowie eine etwaige Begleitung des Kandidaten. Ein Anspruch auf eine bestimmte Form der Anreise, insbesondere auf eine persönliche Abholung am Flughafen, besteht nicht.

4.2.3 Administrative Unterstützung bei wesentlichen Einrichtungen
Falls angefordert, wird Alma den Kandidaten bei der Anmeldung (Bürgeramt), der Eröffnung eines Bankkontos, der SIM-Karte und bei Versicherungen unterstützen.

4.2.4 Allgemeine Integrations- und Onboarding-Unterstützung
Falls gewünscht, kann Alma dem Kandidaten Zugang zu einer Community oder Orientierungsgruppe gewähren und Informationen zu lokalen Diensten bereitstellen.

4.3 Ausdrücklicher Ausschluss von Leistungen und Garantien

Alma schuldet und garantiert nicht:

• dass sich der Arbeitgeber dazu entschließt, einen von Alma vorgestellten Kandidaten einzustellen

• dass die zuständige Botschaft das Visum des Kandidaten genehmigt

• dass der Kandidat nach erfolgreicher Einstellung im Betrieb bleibt oder die erwartete Leistung erbringt

• dass der Kandidat seine Betriebszeiten einhält oder langfristig im Arbeitsverhältnis verbleibt

• klassisches HR-Onboarding wie Arbeitsplatzeinrichtung oder technische Schulungen

• Rechtsberatung, HR-Beratung oder steuerliche Beratung

• dass die berufliche oder sprachliche Integration des Kandidaten erfolgreich verläuft

5. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber verpflichtet sich:

5.1 Transparente und genaue Anforderungskommunikation
Der Arbeitgeber stellt Alma genaue, vollständige und wahrheitsgemäße Informationen zu den zu besetzenden Positionen bereit, einschließlich fachlicher Anforderungen, Arbeitszeiten, Vergütung und aller weiteren relevanten Aspekte. Der Arbeitgeber wird Alma unverzüglich über Änderungen der Anforderungen oder die Stornierung einer Position informieren.

5.2 Responsive Kommunikation und zeitnahe Entscheidungsfindung
Der Arbeitgeber beantwortet Anfragen von Alma oder dem Kandidaten innerhalb von drei (3) Geschäftstagen. Der Arbeitgeber vereinbart Interview-Termine zeitnah und trifft Einstellungsentscheidungen innerhalb von zwei (2) Wochen nach einem Vorstellungsgespräch.

5.3 Mitwirkung bei Visa- und Dokumentenverfahren
Der Arbeitgeber stellt eine unterzeichnete Stellenzusage, den Arbeitsvertrag und alle von der Botschaft geforderten Dokumente vollständig und zeitnah bereit.

5.4 Faire und legale Behandlung des Kandidaten
Der Arbeitgeber behandelt den Kandidaten fair und in vollständiger Übereinstimmung mit deutschem Arbeitsrecht. Der Arbeitgeber wird mindestens die für die Visaanforderung erforderliche Vergütung einhalten.

5.5 Datenschutz und vertrauliche Behandlung von Kandidatendaten
Der Arbeitgeber nutzt Kandidatendaten ausschließlich für die vereinbarten Vermittlungs- und Beschäftigungszwecke und behandelt diese vertraulich. Der Arbeitgeber hält sich an DSGVO und BDSG.

5.6 Zusammenarbeit bei Post-Arrival Support
Der Arbeitgeber unterstützt die Integrationsmaßnahmen von Alma und informiert Alma über ernsthafte Probleme oder Konflikte mit dem Kandidaten.

6. Pflichten und Verantwortlichkeiten von Alma

Alma verpflichtet sich:

6.1 Professionelle und zeitnahe Erbringung von Kernleistungen
Alma erbringt alle Kernleistungen professionell, sorgfältig und nach anerkannten Standards. Alma prüft Kandidaten gründlich, bevor diese dem Arbeitgeber vorgestellt werden.

6.2 Transparente und regelmäßige Kommunikation
Alma informiert den Arbeitgeber regelmäßig über den Status der Kandidatensuche und den Fortschritt von laufenden Vermittlungsprozessen. Alma gibt Rückmeldungen zu Vorstellungsgesprächen innerhalb von vierundzwanzig (24) Stunden.

6.3 Einhaltung von Datenschutz und DSGVO-Compliance
Alma verarbeitet alle Kandidatendaten gemäß DSGVO und BDSG. Alma ergreift angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen und stellt eine Datenschutzerklärung in Textform bereit.

6.4 Datenaufbewahrung
Alma speichert Kandidatendaten wie folgt:

• Bei erfolgreicher Platzierung: bis zum Ende der Support-Periode zuzüglich eines (1) Jahres

• Bei Ablehnung: sechs (6) Monate nach Abschluss des Prozesses

• Bei Visumablehnung: bis zu zwölf (12) Monate

• Darüber hinaus: Löschung oder Anonymisierung gemäß DSGVO

6.5 Unterstützung während der Post-Arrival Support-Periode
Alma ist für den Kandidaten erreichbar und bietet Unterstützung bei der Integration und Problemlösung während der sechs (6) Monate ab Arbeitsbeginn an.

7. Kandidatenersatz und Management während der Probezeit

7.1 Ersatzkandidat ohne erneute Vermittlungsgebühr

Endet das Arbeitsverhältnis während der gesetzlichen Probezeit (bis zu sechs Monate), weil

• der Kandidat das Arbeitsverhältnis kündigt oder

• der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus personen-, verhaltens- oder leistungsbedingten Gründen kündigt,

stellt Alma dem Arbeitgeber unter den Voraussetzungen des Abschnitts 7.2 einmalig einen geeigneten Ersatzkandidaten zur Verfügung. Für die erneute Kandidatensuche fällt keine weitere Vermittlungsgebühr an.

Der Arbeitgeber trägt die nachgewiesenen direkten Anreisekosten und Visumnebenkosten des Ersatzkandidaten. Alma weist diese Kosten vor ihrer Entstehung in Textform aus und rechnet sie ohne Aufschlag ab.

Der Ersatzkandidat wird ähnliche Qualifikationen erfüllen wie der ursprüngliche Kandidat. Alma wird sich bemühen, einen geeigneten Ersatzkandidaten zeitnah zu identifizieren und dem Arbeitgeber vorzustellen. Der Anspruch besteht je vermittelter Position einmalig. Scheidet auch der Ersatzkandidat aus, besteht kein weiterer Anspruch aus dieser Regelung.

7.2 Bedingungen für den Anspruch auf Ersatzkandidaten

Der Anspruch ist an folgende Bedingungen gebunden:

• Das Arbeitsverhältnis muss während der Probezeit beendet worden sein

• Die Beendigung darf nicht auf gegenseitiger Vereinbarung beruhen, insbesondere nicht auf einem Aufhebungsvertrag

• Die Kündigung darf nicht aus betriebsbedingten Gründen des Arbeitgebers erfolgt sein, zum Beispiel Personalabbau, Auftragsmangel, Betriebsschließung oder Insolvenz

• Der Arbeitgeber hat Alma bei auftretenden Problemen mit dem Kandidaten mindestens dreißig (30) Kalendertage vor Ausspruch einer eigenen Kündigung in Textform informiert und Alma Gelegenheit gegeben, eine Mediation oder eine Nachschulung des Kandidaten durchzuführen. Dies gilt nicht, soweit dem Arbeitgeber das Einhalten dieser Frist nicht zumutbar war, insbesondere bei einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund; in diesem Fall informiert der Arbeitgeber Alma unverzüglich

• Der Arbeitgeber informiert Alma über die Beendigung unverzüglich, spätestens innerhalb von fünf (5) Geschäftstagen

• Der Arbeitgeber hat alle bis zu diesem Zeitpunkt fällig gewordenen Tranchen der Vermittlungsgebühr fristgerecht und vollständig bezahlt

7.3 Keine Ersatzpflicht nach Ablauf der Probezeit

Nach Ablauf der Probezeit oder bei einvernehmlicher Beendigung trägt der Arbeitgeber das Risiko für einen möglichen Kandidatenwechsel. Alma ist nicht verpflichtet, einen Ersatzkandidaten ohne erneute Vermittlungsgebühr zu stellen.

8. Vermittlungsgebühr und Zahlungsbedingungen

8.1 Struktur der Vermittlungsgebühr

Der Arbeitgeber zahlt Alma eine Vermittlungsgebühr nach folgendem Meilenstein-Modell in zwei (2) Tranchen:

Zahlungsauslöser

Gebührenanteil

Arbeits- oder Ausbildungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Kandidat unterzeichnet

50 %

Kandidat nimmt die Tätigkeit im Betrieb des Arbeitgebers auf

50 %

Gesamt

100 %

Die genaue Höhe der Vermittlungsgebühr ergibt sich aus dem Bestellformular beziehungsweise einem separaten Gebührenvereinbarungsschreiben.

8.2 Zahlungsmodalitäten

• Tranche 1 (50 %): fällig innerhalb von 14 Tagen nach Unterzeichnung des Arbeits- oder Ausbildungsvertrags zwischen Arbeitgeber und Kandidat

• Tranche 2 (50 %): fällig innerhalb von 14 Tagen nach Arbeitsaufnahme des Kandidaten im Betrieb des Arbeitgebers

• Zahlungsweise: Banküberweisung an das von Alma benannte Konto

• Rechnungsstellung: Alma stellt für jede Tranche eine separate Rechnung aus

8.3 Außerordentliche Gebührenerstattung und Anpassungen

Bei Visumablehnung
Falls das Visum abgelehnt wird, unter der Bedingung, dass der Kandidat alle erforderlichen Unterlagen vollständig eingereicht hat und der Fehler nicht beim Arbeitgeber liegt:

• Tranche 2 (50 %) wird NICHT fällig

• Falls Tranche 2 bereits bezahlt wurde, wird sie erstattet

• Tranche 1 (50 %) bleibt als Guthaben für einen Ersatzkandidaten bestehen

• Der Arbeitgeber erhält einen Ersatzkandidaten ohne erneute Vermittlungsgebühr; die Regelung in Abschnitt 7.1 zu den Anreise- und Visumnebenkosten gilt entsprechend

Bei Kandidaten-Rückzug vor Arbeitsaufnahme
Falls der Kandidat vor seinem ersten Arbeitstag die Stelle ablehnt:

• Tranche 2 (50 %) wird NICHT fällig

• Tranche 1 (50 %) bleibt als Gutschrift für einen Ersatzkandidaten bestehen

• Falls kein Ersatz gewünscht wird, erfolgt keine Rückerstattung

Bei freiwilliger Kandidatenkündigung nach Arbeitsaufnahme
Falls der Kandidat nach Arbeitsaufnahme freiwillig kündigt:

• KEINE Rückerstattung der Vermittlungsgebühr

• Der Arbeitgeber trägt das vollständige Risiko

9. Datenschutz und DSGVO-Konformität

9.1 Rechtliche Grundlagen

Alma verarbeitet Kandidatendaten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO. Der Arbeitgeber ist der Verantwortliche für die Verarbeitung. Ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag kann auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden.

9.2 Daten, die Alma verarbeitet

Alma verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Persönliche Identifikationsdaten (Name, Geburtsdatum, Nationalität)

• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)

• Berufliche Qualifikationen (Diplome, Zeugnisse, Zertifikate)

• Sprachkenntnisse und Testergebnisse

• Visum- und Migrationsdaten

• Gesundheitsdaten, soweit relevant

9.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden verarbeitet für:

• Kandidatenidentifikation und Vorqualifizierung

• Vorstellung beim Arbeitgeber

• Koordination des Vermittlungsprozesses

• Visa- und Migrationsformalitäten

• Post-Arrival Unterstützung

• Statistische Analysen (anonymisiert)

9.4 Datenübermittlung an den Arbeitgeber

Alma wird Kandidatendaten an den Arbeitgeber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kandidaten in Textform übermitteln, oder soweit dies zur Vermittlung erforderlich ist.

9.5 Speicherdauer

Alma speichert Daten wie folgt:

• Bei erfolgreicher Platzierung: für die Dauer des Arbeitsverhältnisses zuzüglich eines (1) Jahres

• Bei Ablehnung: sechs (6) Monate nach Abschluss des Prozesses

• Bei Visumablehnung: bis zu zwölf (12) Monate

• Darüber hinaus: Löschung oder Anonymisierung gemäß DSGVO

9.6 Datenschutzrechte des Kandidaten

Der Kandidat hat folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)

• Berichtigungsrecht (Artikel 16 DSGVO)

• Löschungsrecht (Artikel 17 DSGVO)

• Einschränkungsrecht (Artikel 18 DSGVO)

• Datenportabilität (Artikel 20 DSGVO)

• Beschwerderecht (Artikel 77 DSGVO)

9.7 Sicherheitsmaßnahmen

Alma sichert Kandidatendaten durch:

• Verschlüsselte Speicherung (mindestens 128 Bit)

• Sichere Übertragung (HTTPS, SSL/TLS)

• Zugriffsbeschränkungen

• Regelmäßige Sicherheitsaudits

• Schulung von Mitarbeitern

9.8 Nutzung von Plattformen und Portalen für Datenaustausch und Kommunikation

Alma ist berechtigt, Plattformen, Portale und Kommunikationssysteme zu nutzen, um mit dem Arbeitgeber und dem Kandidaten zu kommunizieren, Daten auszutauschen und den Vermittlungsprozess zu verwalten. Dies umfasst:

9.8.1 Alma-eigene Plattformen und Portale
Alma kann eine von Alma entwickelte oder betriebene Plattform oder ein Portal nutzen, über das Kandidaten und der Arbeitgeber Dokumente hochladen, Informationen austauschen und den Fortschritt des Vermittlungsprozesses verfolgen können. Diese Plattform wird von Alma betrieben und unterhält die Sicherheitsstandards gemäß diesen AGB.

9.8.2 Drittanbieter-Plattformen
Falls es praktischer oder effizienter ist, kann Alma auch Drittanbieter-Plattformen (wie beispielsweise Projektmanagementsoftware, Cloud-Speicherlösungen, Kommunikationstools oder ähnliche standardisierte Systeme) nutzen, um Informationen auszutauschen und den Vermittlungsprozess zu koordinieren. In diesem Fall wird Alma sicherstellen, dass:

• die Drittanbieter-Plattform hohe Sicherheitsstandards erfüllt

• der Drittanbieter datenschutzkonform arbeitet

• alle Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden

• Alma weiterhin die Verantwortung für den Datenschutz trägt

9.8.3 Datensicherheit bei Plattformen
Unabhängig davon, ob eine Alma-eigene oder eine Drittanbieter-Plattform genutzt wird, verpflichtet sich Alma, dass:

• alle Kandidatendaten gemäß DSGVO und BDSG geschützt sind

• nur autorisierte Personen Zugriff haben

• regelmäßige Sicherheitsaudits durchgeführt werden

• Alma im Falle eines Datenschutzverstoßes ihren Meldepflichten nachkommt

9.8.4 Akzeptanz durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber erklärt sich damit einverstanden, dass Alma solche Plattformen und Portale nutzt und dass der Arbeitgeber sowie der Kandidat möglicherweise Zugang zu diesen Systemen erhalten, um am Vermittlungsprozess teilzunehmen. Der Arbeitgeber akzeptiert, dass Alma die Plattformwahl aus betrieblichen und technischen Gründen treffen kann.

10. Haftung und Haftungsbegrenzung

10.1 Haftungsprinzipien

Alma haftet dem Arbeitgeber nur unter den in diesen AGB festgelegten Bedingungen.

10.2 Alma haftet für

• Direkten Vermögensschaden durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz

• Wesentliche Vertragsverletzungen, wenn diese zu nachweisbarem wirtschaftlichem Schaden führen

10.3 Alma haftet NICHT für

Alma ist ausdrücklich nicht haftbar für:

• Behördliche Entscheidungen: Visumgenehmigungen, Ablehnungen oder Verzögerungen durch Botschaften oder andere Behörden

• Kandidatenverhalten: Fehler, Lügen, Leistungsdefizite oder sonstiges Fehlverhalten des Kandidaten

• Drittparteien: Vermieter, Banken, Versicherungen oder andere Dienstleister

• Höhere Gewalt: Naturkatastrophen, Kriege, Pandemien oder ähnliche Umstände

• Nominelle Schäden: Reputationsschaden, Opportunitätskosten, entgangene Gewinne

• Indirekte Schäden: Folgeschäden, Geschäftsstörungen, Produktivitätsausfälle

• Kandidaten-Falschaussagen: falls der Kandidat bewusst falsche Angaben macht oder Unterlagen fälscht

• Nach-Beendigung Mängel: Qualifikationsmängel oder disziplinarische Probleme, die erst nach Arbeitsaufnahme sichtbar werden

10.4 Maximale Haftungssumme

In allen Fällen, in denen Alma haftet, ist die Haftung auf die gesamten bereits bezahlten Vermittlungsgebühren beschränkt.

10.5 Ausnahmen von der Haftungsbegrenzung

Folgende Schäden sind von der Haftungsbegrenzung ausgenommen:

• Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit

• Schäden aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz

• Verstöße gegen zwingende gesetzliche Vorschriften (AGG, DSGVO, BDSG)

11. Keine Erfolgsgarantie

Alma garantiert nicht:

• dass der Arbeitgeber einen von Alma vorgestellten Kandidaten einstellt

• dass die Botschaft das Visum genehmigt

• dass der Kandidat die Stelle erfolgreich annimmt

• dass der Kandidat langfristig im Arbeitsverhältnis verbleibt

• dass der Kandidat die erwartete Leistung erbringt

Alma schuldet eine professionelle Recruiting- und Support-Dienstleistung. Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber.

12. Nicht-Umgehung und Vertraulichkeit

12.1 Non-Circumvention

Der Arbeitgeber verpflichtet sich, keine direkten Geschäftsbeziehungen mit Kandidaten einzugehen, die von Alma vorgestellt wurden, ohne Almas Beteiligung.

Konsequenzen bei Verstoß: Der Arbeitgeber schuldet Alma die vereinbarte Vermittlungsgebühr in voller Höhe (100 %), auch wenn die Einstellung ohne Beteiligung von Alma erfolgt.

Gültigkeitsdauer: Diese Verpflichtung gilt während der aktiven Vermittlung und für 12 Monate nach Ende des Vertragsverhältnisses.

12.2 Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses ausgetauschten Geschäftsinformationen vertraulich zu behandeln, einschließlich Kandidatendaten, Gebührenmodelle und Geschäftsprozesse.

Erlaubte Offenbarungen: Eine Offenbarung ist zulässig, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, zur Erbringung der Services notwendig ist, oder der Kandidat zustimmt.

Gültigkeitsdauer: Die Vertraulichkeitsverpflichtung bleibt 2 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses gültig.

13. Laufzeit und Kündigung

13.1 Beginn und Gültigkeitsdauer

Das Vertragsverhältnis beginnt mit dem Vertragsschluss gemäß Abschnitt 2 und läuft auf unbegrenzte Dauer, bis eine Partei es ordentlich kündigt.

13.2 Ordentliche Kündigung

Jede Partei kann das Vertragsverhältnis mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Ende eines Kalenderquartals (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember) beenden. Die Kündigungsmitteilung muss in Textform erfolgen.

13.3 Außerordentliche Kündigung

Eine Partei kann das Vertragsverhältnis sofort kündigen, wenn:

• die andere Partei ihre wesentlichen Verpflichtungen schwerwiegend verletzt und den Verstoß nicht innerhalb von 14 Tagen behebt

• die andere Partei zahlungsunfähig wird oder Insolvenz anmeldet

• die Geschäftsbeziehung durch gesetzliche Änderungen unmöglich wird

13.4 Auswirkung der Beendigung

• Laufende Vermittlungen werden bis zur Abschlussphase weiterbetrieben

• Alle fällig gewordenen Gebühren müssen bezahlt werden

• Die Post-Arrival Support-Periode läuft wie vereinbart weiter

• Vertraulichkeit (2 Jahre) und Non-Circumvention (12 Monate) bleiben gültig

14. Konfliktlösung

14.1 Eskalationsverfahren

Schritt 1: Direkte Verhandlung (bis zu 14 Tage)
Die betroffene Partei kontaktiert die andere Partei in Textform und versucht, eine Lösung zu finden.

Schritt 2: Mediation (optional, bis zu 30 Tage)
Falls die direkte Verhandlung erfolglos ist, können beide Parteien eine neutrale Mediatorin oder einen neutralen Mediator hinzuziehen. Die Kosten werden 50/50 geteilt.

Schritt 3: Rechtliche Durchsetzung
Falls die Mediation erfolglos ist, können beide Parteien rechtliche Schritte einleiten.

14.2 Salvatorische Klausel

Sollte eine Klausel dieser AGB unwirksam sein, werden die übrigen Klauseln nicht beeinträchtigt. Die unwirksame Klausel wird durch eine gültige Klausel ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Klausel am nächsten kommt.

15. Post-Arrival Support-Periode

15.1 Definition und Beginn

Die Support-Periode beginnt am ersten Arbeitstag des Kandidaten in Deutschland und dauert 6 Monate. Während dieser Zeit bietet Alma Unterstützung und Beratung an.

15.2 Ende der Support-Periode

Nach Ablauf der 6 Monate enden die formalen Unterstützungsverpflichtungen. Der Arbeitgeber trägt dann die vollständige Verantwortung für HR und Integration.

15.3 Verzögerter Arbeitsstart

Falls der Kandidat später als geplant beginnt, startet die Support-Periode mit dem tatsächlichen Arbeitsbeginn, nicht mit dem geplanten Datum.

16. Nutzung von Logos und Marketingmaterialien

16.1 Genehmigung zur Nutzung von Unternehmensidentität

Der Arbeitgeber gestattet Alma hiermit, den Firmennamen und das Logo des Arbeitgebers im Rahmen der Geschäftstätigkeit von Alma zu verwenden. Dies umfasst insbesondere die Verwendung auf der Website von Alma, in Präsentationen, Pitch-Decks, in Social-Media-Kanälen und in sonstigen Marketingmaterialien, um auf die bestehende Geschäftsbeziehung und erfolgreiche Zusammenarbeit hinzuweisen. Die Verwendung erfolgt stets in professioneller und wertschätzender Weise und dient dem gegenseitigen Zweck der Geschäftskommunikation und Vertrauenswerbung.

16.2 Nutzung von Fotos, Videos und sonstigen Aufnahmen

Alma ist berechtigt, Fotos, Videos und sonstige Aufnahmen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitgeber, dessen Arbeitsplatz und den vermittelten Kandidatinnen und Kandidaten entstehen (beispielsweise bei Onboarding-Veranstaltungen, am Arbeitsplatz, bei Firmenbesuchen oder bei sonstigen Arbeitgeberfunktionen), für Marketing-, Kommunikations- und Informationszwecke zu nutzen, zu vervielfältigen und zu verbreiten. Diese Materialien können von Alma zur Dokumentation von Erfolgsgeschichten, zur Darstellung von Unternehmenspartnerschaften und zur allgemeinen Geschäftskommunikation verwendet werden.

16.3 Widerrufsrecht und Bedingungen der Genehmigung

Der Arbeitgeber kann die Genehmigung gemäß Abschnitt 16.1 und 16.2 jederzeit mit einer Frist von dreißig (30) Tagen durch Mitteilung in Textform an Alma widerrufen. Nach Erhalt der Widerrufsmitteilung wird Alma die weitere Verwendung neuer Materialien einstellen. Bereits veröffentlichte oder verbreitete Materialien, die vor dem Widerruf erstellt und verbreitet wurden (insbesondere in sozialen Medien, auf Websites oder in gedruckten Materialien), müssen nicht rückwirkend entfernt oder zurückgezogen werden. Alma wird jedoch angemessene Anstrengungen unternehmen, solche Materialien bei zukünftiger Überarbeitung von Webseiten oder Publikationen zu entfernen, wenn dies praktikabel ist.

17. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

17.1 Anwendbares Recht

Diese AGB und das auf ihrer Grundlage geschlossene Vertragsverhältnis unterliegen deutschem Recht, einschließlich:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

• deutsches Arbeitsrecht

17.2 Gerichtsstand

Alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis unterliegen der ausschließlichen Gerichtsbarkeit der Gerichte in Berlin, Deutschland. Beide Parteien akzeptieren Berlin als Gerichtsstand.

18. Allgemeine Bestimmungen

18.1 Gesamte Vereinbarung

Diese AGB und das bestätigte Bestellformular stellen die gesamte Absprache zwischen den Parteien dar und ersetzen alle vorherigen Vereinbarungen zum selben Gegenstand.

18.2 Änderungen und Ergänzungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertragsverhältnisses sind nur gültig, wenn sie in Textform erfolgen und von beiden Parteien bestätigt werden. Telefonische oder mündliche Vereinbarungen sind nicht bindend.

18.3 Auftragsverarbeitungsvertrag

Ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO kann auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden.

18.4 Kontaktinformationen

Alma Recruiting GmbH
Christinenstraße 6, 10119 Berlin
E-Mail: beratung@almarecruiting.de
Telefon: 030 220 118 550